La loi 25 concernant la protection des renseignements personnels apporte des modifications concrètes à la pratique des sexologues
La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) entrera graduellement en vigueur au courant des trois prochaines années. Elle apporte des changements au cadre législatif relatif aux renseignements personnels (ci-après « RP »), dont principalement la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Les sexologues dans le secteur privé devront plus directement apporter des changements à leur manière d’administrer les renseignements recueillis dans leur pratique. Pour les sexologues dans le réseau public, les changements organisationnels sont surtout gérés par les instances administratives, mais il demeure important de prendre connaissance des nouveautés apportées par la Loi 25 pour savoir comment s’y conformer.
Les premiers changements dès 2022
À partir du 22 septembre 2022, les sexologues qui travaillent dans le secteur privé devront :
1. Exercer la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels (RP) ou la déléguer par écrit à une autre personne et publier ses coordonnées
Ces fonctions impliquent notamment l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la réponse aux demandes relatives aux RP (ex. accès, rectification, cession de diffusion, etc.), l’approbation des règles de gouvernance et la tenue des registres de communication des RP.
2. Aviser la Commission d’accès à l’information de tout incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels
Ces incidents se produisent lorsque des RP sont utilisés à une autre fin que celle prévue lors de leur collecte, communiqués ou consultés sans autorisation, perdus ou volés (ex. courriel envoyé à la mauvaise personne, perte de données en raison d’un virus ou d’une erreur, intrusion dans le système informatique, etc.) Lorsque ces situations se produisent, il faudra désormais en aviser la Commission.
3. Tenir un registre des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels
Le registre doit être tenu à jour par les sexologues et fourni à la Commission d’accès à l’information sur demande.
Formation du CIQ
Afin d’aider les professionnelles et professionnels à bien s’y retrouver et à bien se préparer, le Conseil interprofessionnel du Québec (CIQ) a mis sur pied une formation à suivre en ligne, au coût de 75 $ + taxes. L’OPSQ reconnaît cette formation comme activité de développement professionnel continu formelle (1,5 h.). Cliquez ici pour suivre la formation : « Loi 25 » Les membres des ordres professionnels.
Les changements après 2022 – Informations à venir
Bien que les autres changements prévus à la loi entrent seulement en vigueur en septembre 2023 et 2024, plusieurs nouveautés nécessitent du travail en amont, incluant pour les obligations suivantes :
- Développer et mettre en œuvre des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance des RP et publier des informations détaillées à leur sujet
- Publier une politique de confidentialité rédigée en des termes simples et clairs si vous recueillez des RP par un moyen technologique et aviser les personnes concernées de ses mises à jour
- Réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée dans certaines situations
À cela s’ajouteront d’autres obligations, ainsi que des nouvelles règles concernant le consentement, l’anonymisation des renseignements personnels, le droit à la désindexation (c.-à-d. droit à l’effacement ou à l’oubli, par exemple en ligne), la communication des RP relatives au processus de deuil, la collecte de RP pour les mineurs de moins de 14 ans, le droit à la portabilité (c.-à-d. recevoir ses RP sur un support technologique), etc.
Bref, plusieurs changements sont à l’horizon et il sera prudent de se mobiliser d’avance afin de s’y conformer au moment opportun. L’OPSQ veillera à vous transmettre l’information importante et à vous accompagner dans ces changements au fil du temps.
